Что встречается чаще всего: мобильные телефоны, компьютеры, дорогая орг. техника и бытовая техника.
К примеру, мобильный телефон может покупаться как для личного пользования, так и для рабочих нужд. В таких случаях бухгалтерия может рекомендовать прикладывать пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования. Иногда оформляют и акт приемки –передачи с приказом об использовании телефона и соглашении о передаче имущества сотруднику.
Даже на примере телефона или компьютера обоснованность покупки всегда можно пояснить, т.к. инженерам, дизайнерам, верстальщикам или крупным проектировщикам, специалистам в IT сфере просто не обойтись без дорогого и качественного оборудования, которое зачастую превышает рыночную стоимость в несколько раз.
Вот еще один интересный пример с кухонным оборудованием, техникой (стиральные и сушильные машины). Если Ваша сфера, например, связана с автотранспортом, и ремонтом автомобилей, круглосуточным сервисом, то безусловно такие предметы бытовой техники и оборудования могут у Вас быть и покупки будут обоснованными, но всегда важно помнить, что стиральные машины, кухонный гарнитур и др. вещи всегда должны быть сопоставлены полученной Вами выручкой. К примеру, если покупка кухонного гарнитура в размере 800 тыс. руб. способна образовать убыток и привести к трудному финансовому положению, то определенно не будет учтена в расходах до лучших времён (3 ближайших лет).
Не исключено, что налоговая служба может не согласиться с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.
Если налог не будет уплачен своевременно, то согласно п. 4 ст. 75 НК РФ, придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты (п. 1 ст. 122 НК РФ), а если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 % (п. 3 ст. 122 НК РФ).